Plusieurs façons simples et éprouvées pour organiser des réunions d’équipe plus productives

Une dizaine de millions de réunions de travail se tiennent quotidiennement aux États-Unis. Environ la moitié serait pourtant qu’un gaspillage de temps. Si vous avez aussi l’impression que celles que vous menez n’aboutissent pas à grand-chose, il est temps de changer la situation.

Finies les réunions professionnelles qui ne donnent pas les résultats escomptés. Plusieurs idées ingénieuses sont disponibles sur le blog de Wrike. Nous verrons ensemble plusieurs stratégies éprouvées qui rendent les meetings beaucoup plus intéressants. 

Que devez-vous ajouter à votre préparation habituelle ?

Certes, savoir improviser constitue une grande qualité professionnelle. Mais, rares sont les réunions réussies qui n’ont nécessité aucune préparation. Pour que les vôtres soient un succès, pensez à réduire la liste des personnes qui y assisteront désormais. Cette stratégie consiste à n’inviter que les collaborateurs indispensables à la réussite du projet afin de ne pas être contreproductif.

Mieux vaut également écourter autant que possible la réunion, mais faites en sorte qu’elle commence en beauté. Plus elle est courte et surtout axée sur les solutions, plus elle sera efficace. Tout le monde sait aussi que la première impression compte beaucoup. Trouvez donc une anecdote passionnante, un retour client, etc., pour captiver les participants au démarrage de la prochaine séance. Toute autre donnée intéressante fera l’affaire. 

Pour garder les participants concentrés, prévenez-les qu’ils vont devoir prendre des notes avec un stylo. Veillez à interdire l’utilisation de tout appareil numérique, qui ne fait que vous rendre tous moins productifs. En dehors des réunions, les outils de collaboration mobiles simplifient en revanche grandement le travail d’équipe, où que l’on soit.

Les bonnes pratiques pour une réunion productive

Une réunion suffisamment préparée ne risque pas de partir dans tous les sens. Grâce à un ordre du jour utile, vous éviterez le hors sujet. L’idéal serait de le préparer à l’aide d’un logiciel de gestion de projet. 

Nombreux sont les chefs de projet qui ont pris l’habitude de finir la réunion avec un résumé que souvent presque plus personne n’écoute d’ailleurs. Toujours pour plus de productivité, faites l’inverse en demandant aux membres de votre équipe d’exposer un à un le principal objectif de leur présence.

Et pour optimiser leur créativité, n’hésitez pas à griffonner en réunion. Des maquettes et des schémas vous aideront à résoudre de manière rapide et efficace les problèmes posés. À l’issue de la séance, prenez le soin de bien définir les délais à respecter ainsi que les prochaines étapes à suivre. Chaque tache doit avoir un responsable direct. Une fois tout cela fait, vous pouvez clore le meeting en posant la fameuse question « Qui fera quoi, quand ? ». Elle permet de s’assurer que tout a été très clair et décidé ensemble.

Infographie offerte par Wrike – outils de collaboration mobiles