Comment calculer la TVA sur refacturation de frais ?

Il devient courant pour une entreprise de refacturer des frais à ses clients. Les frais ici concernés sont occasionnés par les ventes et les prestations de services qu’elle réalise auprès de ceux-ci. En engageant ces frais en son nom, elle pourra ensuite les refacturer avec ou sans la possibilité de récupérer la TVA. Explications.

Définition de la refacturation de frais

Dans le cadre des ventes réalisées par une entreprise ou d’une prestation de service fournie à un client, des frais peuvent être facturés à ce dernier accessoirement à l’opération commerciale effectuée. Le fournisseur ou le prestataire peut être amené à payer ces frais pour les besoins de la vente. Mais il pourra par la suite les refacturer au client au titre d’un remboursement de l’avance qui lui a été accordée.

La TVA sur refacturation de frais est donc le reversement du montant des dépenses que l’entreprise a engagées en son nom pour le compte de ses clients.

Détermination du montant à refacturer

L’entreprise est tenue de refacturer au client le montant réel des dépenses engagées pour son compte, soit sur :

• la base de leur montant hors taxe si l’entreprise récupère la TVA
• la base de leur montant TTC si elle ne récupère pas la TVA

Il se peut cependant qu’une marge soit volontairement appliquée par le commerçant ou le prestataire, à condition que le client n’y trouve pas d’inconvénient. Mais cela pourrait être associé à une pratique malhonnête si dans un certain cas, les frais sont refacturés sur le montant TTC alors que la TVA déductible est en même temps récupérée.

Règles de calcul de la TVA et procédures de refacturation

Dans l’hypothèse où l’entreprise est assujettie à la TVA, le calcul de cette taxe sur les refacturations de frais se fait sur la base du taux d’imposition normal. Tous les frais acquittés par le client sont compris dans la base de calcul de la TVA collectée, et sont considérés comme des compléments de prix ou des frais accessoires qui lui sont obligatoirement demandés.

Quant aux manières de refacturer ces frais, le professionnel a deux possibilités. La première consiste à les introduire dans une seule et même facture (dans la facture de vente notamment) au titre de frais accessoires aux ventes et prestations réalisées. L’autre possibilité consiste à établir une facture autre que celle présentée initialement, notifiant et faisant cas des refacturations de frais.

Gestion de l’opération de TVA sur les refacturations de frais

La méthode de refacturation est envisagée dans l’intérêt du fonctionnement et de l’activité de l’entreprise. C’est à la fois un choix et une obligation, car de toute façon, elle y sera contrainte pour permettre la faisabilité et l’organisation de certaines opérations.

Mais elle en percevra également comme un moyen de doper ses recettes sous réserve que le client approuve une éventuelle prise de marge. La refacturation des frais sera donc traitée différemment en fonction des situations, aussi bien sur le plan fiscal qu’administrative.

Selon ce même contexte, on attire l’attention sur le traitement comptable des opérations de refacturation. On précise d’abord qu’elles sont comptabilisées dans un compte de classe 7 autre que celui prévu pour les ventes et prestations. Mais pour permettre un suivi plus efficace, il est préférable d’utiliser un compte dédié aux refacturations de frais et en contrepartie d’un compte de charges utilisé uniquement pour comptabiliser les dépenses engagées qui ont fait l’objet de la refacturation.

Mesures à prendre pour optimiser ces démarches au sein d’un commerce

L’exécution des différentes opérations représente un processus itératif qui risque de compromettre l’optimisation du temps et du volume de tâches à gérer. Et si on s’étend davantage sur les impacts probables de cette organisation, il peut en résulter une démotivation du personnel chargé du traitement et une diminution de la productivité. Pour y remédier, la meilleure solution à adopter est donc la substitution du traitement manuel par la digitalisation.

Un outil digital multifonctionnel et normalisé peut se montrer apte à remplir plusieurs missions simultanément et efficacement. C’est un système conçu au départ pour faciliter les opérations de caisse et de prise de commandes. Mais son atout repose aussi sur la diversité de ses fonctionnalités, et parmi elles, la gestion de la comptabilité, le calcul de la TVA et toutes les spécificités liées à ces domaines.