Code de conduite pour réussir sa réunion

Pour beaucoup de gens, les réunions sont des corvées, qui s’étirent parfois pendant des heures. Ce manque d’enthousiasme peut être un coup dur pour le moral de ceux qui sont chargés de son organisation. 

Même si vous passez des heures à travailler sur votre intervention lors d’une réunion, ces efforts peuvent s’avérer vains si vous ne connaissez pas le b.a.-ba des bonnes pratiques qui permettent de captiver l’auditoire et de les inciter à participer. Voici quelques conseils pour y parvenir. 

Les vertus d’une bonne préparation

La présentation reste un point primordial lors de l’intervention pendant la réunion. Il ne suffit pas de prendre soin de la préparer, il faut également faire des répétitions pour être sûr de maîtriser son sujet. Mais les tâches de préparation de l’organisateur ne s’arrêtent pas là. Pour éviter toutes les mauvaises surprises, il serait judicieux de tester les outils qui seront utilisés, que ce soit des outils de gestion web du projet ou des matériels, tels que la caméra et les micros. 

Il convient également d’être bien habillé. La tenue devra être choisie avec soin pour s’adapter à la situation. Le jour J, vous devrez arriver avec suffisamment d’avance pour peaufiner les derniers détails, par exemple fermer les onglets inutiles qui encombrent votre navigateur et activer la fonction vidéo pour les éventuels participants qui suivront la réunion en visioconférence. 

Les gestes pour assurer le bon déroulement de la réunion

En tant qu’organisateur, vous aurez à votre disposition des outils, comme Wrike, qui seront mis à profit lors de la réunion. Il est conseillé de commencer par des présentations aussi courtes et concises que possible. Il est important de toujours se montrer courtois afin d’instaurer un climat détendu et d’éviter de couvrir votre micro avec votre main pendant ou après chacune de vos interventions. Il est d’usage de le couper dès qu’un autre participant prend la parole. 

D’autre part, il vous incombe de prendre note lors de la réunion pour garder une trace de tous les échanges et des propositions formulées. En conséquence, vous devrez être totalement concentré sur le déroulement de la séance, ce qui implique de ne pas vous laisser distraire par votre téléphone, d’éviter de consulter vos mails ou d’effectuer d’autres tâches pendant l’intervention d’un participant. Autant par politesse que pour mettre à l’aise tout le monde, il est conseillé aussi d’éviter de manger pendant la réunion ou d’interrompre les intervenants et de veiller à les remercier pour leur participation. 

De petites astuces supplémentaires

La gestion du temps est également un point essentiel de l’organisation d’une réunion. Pour qu’elle soit réussie, il convient alors de respecter l’horaire prévu. Pour y arriver sans problème, mieux vaut recourir à un logiciel gestion de projet et réserver la séance de questions à la fin. De même, vous devez être en mesure de proposer des plans d’action, prouvant ainsi qu’elle s’est soldée par des résolutions claires et précises.
Infographie offerte par Wrike – des outils de gestion web du projet