La dématérialisation de la gestion numérique

Les informations circulant au sein d’une entreprise représentent une masse de données énorme qu’il faut pouvoir trier, saisir et stocker.

Avec l’utilisation des clouds qui est une pratique se répandant de plus en plus dans l’univers du commerce, la gestion des informations et des flux qu’elles introduisent devient difficile. Les données sont véhiculées au sein de l’entreprise elle-même, ou entre celle-ci et ses partenaires et clients. Tout cela entraîne un besoin urgent de fluidifier l’exploitation et la circulation des informations pour démontrer une efficacité réelle.

C’est là que la dématérialisation des documents trouve tout son intérêt : extraire des données pertinentes d’un document permettant l’acquisition d’informations depuis une interface web. Il s’agit d’une méthode qui peut présenter un avantage considérable dans la gestion et l’organisation de votre entreprise, voici ses principales fonctionnalités.

La dématérialisation, c’est quoi ?

Il s’agit d’un processus qui permet de stocker des données afin de les diffuser dans les divers logiciels mis à disposition au sein de l’entreprise. De cette manière, tous les membres de la société ayant accès à ces outils peuvent consulter les données stockées, et les archiver efficacement en toute simplicité. L’information est ainsi actualisée en temps réel, et l’organisation au sein de l’entreprise est nettement plus facile et pertinente.

Ce fonctionnement ne marche pas uniquement pour les factures, mais peut s’appliquer à divers types de documents : contrat, gestion de sinistres, service client, devis…

Cette pratique est très bénéfique pour une entreprise. Elle permet une meilleure traçabilité des documents, très utiles d’un point de vue financier pour les factures. Elle permet d’être efficace dans des situations critiques, de ne pas se noyer sous un amas d’informations, de répondre en temps et en heures aux besoins de sa clientèle… Autant d’avantages et d’atouts qui peuvent grandement faire la différence face à la concurrence.

Comment dématérialiser ses documents numériques ?

Le processus de dématérialisation peut se résumer en 4 étapes essentielles :

• La définition des priorités de votre entreprise

Vous devez analyser en profondeur le système de traitement de vos flux d’informations afin de déterminer les modifications à apporter et les sources d’optimisation : de quoi mon entreprise a besoin ? Quelles sont les erreurs à bannir ? Faut-il optimiser les délais de traitement ou de paiement ?

• L’implication des collaborateurs

Il faut bien connaître ses collaborateurs, ce dont ils ont besoin et quelles sont leurs exigences afin de proposer une solution pertinente étant une source de satisfaction pour tous les acteurs de l’entreprise, et donc fournir une efficacité plus importante.

• L’accompagnement d’un expert

Un projet de dématérialisation nécessite des connaissances poussées dans le domaine et entraîne des changements importants. Le mieux est donc de faire appel à un expert, tel que le Groupe Esus, dont les professionnels sauront vous orienter vers la bonne direction avec une solution de GED et sauront ce qui est le plus adapté à votre cas et vos attentes.

• Utilisation d’un matériel de qualité

Avoir recours à des logiciels performants et correspondants à vos objectifs est primordial durant ce type de transformation. Nous vous conseillons la Box wooxo qui propose des solutions mixtes et évolutives de sauvegarde vous permettant une sécurité certaine en cas de problème informatique par exemple.

Il s’agit d’un outil préventif visant la protection de votre système en cas de pannes ou d’infections virales, et vous permettant également l’optimisation de votre système. De multiples fonctionnalités et applications vous sont disponibles dans cette box que nous vous recommandons vivement.

Vous savez à présent tout de la dématérialisation, qu’attendez-vous pour vous lancer ?